F&T: Organogramas e descrições de cargos

Para planejamento-de-recursos-humanos
Existem diversos formatos para documentar funções e responsabilidades de membros da equipe. A maioria dos formatos se enquadra em um destes três tipos (Figura abaixo): de hierarquia, matricial e orientado a texto. Além disso, algumas atribuições do projeto são listadas em planos auxiliares do projeto, como os planos de risco, qualidade ou comunicações. Seja qual for a combinação de métodos usada, o objetivo é garantir que não haja ambigüidade quanto ao proprietário de cada pacote de trabalho e que todos os membros da equipe tenham um entendimento claro de suas funções e responsabilidades.

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Formatos de definição de funções e responsabilidade

  • Gráficos de hierarquia. A estrutura do organograma tradicional pode ser usada para mostrar posições e relacionamentos em um formato gráfico de cima para baixo. As estruturas analíticas do projeto (EAPs), criadas principalmente para mostrar como as entregas do projeto são decompostas em pacotes de trabalho, tornam-se uma maneira de mostrar as áreas de responsabilidade de alto nível. A aparência do organograma (ORG) é semelhante à da EAP, mas em vez de ser organizado de acordo com a decomposição das entregas do projeto, ele é organizado de acordo com os departamentos, as unidades ou as equipes existentes de uma organização. As atividades do projeto ou os pacotes de trabalho são listados abaixo de cada departamento existente. Dessa forma, um departamento operacional, como tecnologia da informação ou compras, pode visualizar todas as suas responsabilidades no projeto observando sua parte do ORG. A estrutura analítica dos recursos (EAR) é outro gráfico de hierarquia. Ela é usada para decompor o projeto por tipos de recursos. Por exemplo, uma EAR pode representar todos os soldadores e equipamentos de solda que estão sendo usados em diferentes áreas de um navio embora eles possam estar distribuídos entre diferentes ramos do ORG e da EAP. A EAR é útil no acompanhamento de custos do projeto e pode ser associada ao sistema de contabilidade da organização. A EAR pode conter categorias de recursos diferentes de recursos humanos.
  • Gráficos matriciais. Uma matriz de responsabilidades (MR) é usada para ilustrar as conexões entre um trabalho que precisa ser realizado e membros da equipe do projeto. Em projetos maiores, é possível desenvolver as MRs em vários níveis. Por exemplo, uma MR de alto nível pode definir os grupos ou unidades da equipe do projeto responsáveis pelos componentes da EAP, enquanto MRs de nível mais baixo são usadas dentro do grupo para atribuir funções, responsabilidades e níveis de autoridade para atividades específicas. O formato matricial, às vezes chamado de tabela, permite visualizar todas as atividades associadas a uma pessoa ou todas as pessoas associadas a uma atividade. A matriz mostrada na Figura 9-5 é um tipo de MR denominado gráfico RACI, pois os nomes das funções documentadas são Responsável, Reporta-se, Consultoria e Informar [Responsible, Accountable, Consult, Inform, em inglês]. O gráfico de exemplo mostra o trabalho a ser realizado na coluna da esquerda como atividades, mas as MRs podem exibir responsabilidades em vários níveis de detalhes. A pessoa pode ser exibida como pessoas ou grupos.
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Matriz de responsabilidades (MR) usando um formato RACI

  • Formatos orientados a texto. As responsabilidades dos membros da equipe que exigem descrições detalhadas podem ser especificadas em formatos orientados a texto. Geralmente em formato de resumo, os documentos fornecem informações como responsabilidades, autoridade, competências e qualificações. Os documentos são conhecidos por diversos nomes, inclusive descrições de cargos e formulários de função-responsabilidade-autoridade. Essas descrições e formulários tornam-se modelos excelentes para futuros projetos, especialmente quando as informações são atualizadas durante todo o projeto atual pela aplicação de lições aprendidas.
  • Outras seções do plano de gerenciamento do projeto. Algumas responsabilidades relacionadas ao gerenciamento do projeto são listadas e explicadas em outras seções do plano de gerenciamento do projeto. Por exemplo, o registro de riscos lista proprietários dos riscos, o plano de comunicações lista membros da equipe responsáveis pelas atividades de comunicação e o plano de qualidade designa pessoas responsáveis pela realização de atividades de garantia da qualidade e controle da qualidade.

Referências:

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