Documentos de aquisição

Os documentos de aquisição são usados para buscar propostas de possíveis fornecedores. Um termo como licitação, oferta ou cotação geralmente é usado quando a decisão de seleção do fornecedor for baseada em preço (como no caso de compra de itens comerciais ou padrão), enquanto um termo como proposta geralmente é usado quando outras considerações, como habilidades técnicas ou abordagem técnica, são mais importantes. No entanto, os termos são freqüentemente usados indistintamente e existe uma preocupação de não fazer suposições não embasadas sobre as implicações do termo usado. Nomes comuns para diferentes tipos de documentos de aquisição incluem convite para licitação, solicitação de proposta, solicitação de cotação, aviso de oferta, convite para negociação e resposta inicial de contratada.

O comprador estrutura os documentos de aquisição para facilitar uma resposta exata e completa de cada possível fornecedor e para facilitar a avaliação das propostas. Esses documentos incluem uma descrição da forma desejada da resposta, a declaração do trabalho do contrato relevante e quaisquer cláusulas contratuais necessárias (por exemplo, uma cópia de um modelo de contrato, cláusulas de confidencialidade). Com a contratação governamental, algum ou todo o conteúdo e a estrutura dos documentos de aquisição podem ser definidos pelo regulamento.

A complexidade e o nível de detalhes dos documentos de aquisição devem estar de acordo com o valor da compra ou aquisição planejada e com os riscos associados a ela. Os documentos de aquisição são suficientemente rigorosos para garantir respostas consistentes e comparáveis, mas suficientemente flexíveis para permitir a
consideração de sugestões de melhores maneiras de satisfazer os requisitos por parte de fornecedores. É possível fazer isso convidando os fornecedores a apresentarem uma proposta que responda totalmente à solicitação de preços e a fornecerem uma proposta de solução alternativa separada.

A emissão de uma solicitação para que possíveis fornecedores apresentem uma proposta ou cotação é feita formalmente de acordo com as políticas da organização do comprador, que podem incluir a publicação da solicitação em jornais, revistas, cartórios ou na Internet.

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